掌握Access数据库的管理：查看、修改、添加与删除

在数据库世界里，表（Table）是存储数据的基本结构，它由行（Rows）和列（Columns）组成，每一行代表一条记录（Record），每一列代表记录的一个字段（Field）。理解表的结构对于高效地存储和检索数据至关重要。在Access数据库中创建表，可以通过以下步骤：打开Access，选择“创建”选项卡，点击“表设计”。在新打开的表设计视图中，可以输入列名（字段名），选择字段类型（如文本、数字、

般若之镜

926人浏览 · 2025-05-30 14:00:14

般若之镜 · 2025-05-30 14:00:14 发布

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简介：Access数据库是微软Office组件之一，适合中小型企业和个人管理数据。本教程详细介绍如何通过基本操作来管理Access数据库，包括查看、修改、添加和删除数据记录，以及表结构和对象，确保高效的数据处理和数据库维护。 Access数据库查看、Access数据库修改、Access数据库添加、Access数据库删除

1. Access数据库操作基础

在现代IT行业中，数据库管理是基础且至关重要的技能。本章将带您了解微软Office套件中的Access数据库系统，它是适用于小型业务应用的数据库解决方案。我们将从最基础的操作开始，例如数据库的创建、表的定义、以及数据的输入和查询。

Access数据库提供了一个用户友好的界面，帮助我们方便地管理数据。在本章中，我们将介绍如何打开和关闭数据库，以及如何通过“导航窗格”快速访问数据库中的不同对象。

我们将开始以一种轻松的方式，逐步深入到每一个基本操作。例如，您将学习到如何在Access中创建一个新数据库，添加表，输入数据，以及执行基本的查询，这些都是管理数据的基础。在后续的章节中，我们将更深入地探讨如何高效地使用Access进行数据管理，包括但不限于数据的修改、查询的高级应用，以及如何优化您的数据库以获得最佳性能。让我们从第一章开始，一起探索Access数据库世界的奥秘。

2. 表的查看与数据内容查看

2.1 表的基本概念和结构

2.1.1 表的定义和创建

在数据库世界里，表（Table）是存储数据的基本结构，它由行（Rows）和列（Columns）组成，每一行代表一条记录（Record），每一列代表记录的一个字段（Field）。理解表的结构对于高效地存储和检索数据至关重要。

在Access数据库中创建表，可以通过以下步骤：

打开Access，选择“创建”选项卡，点击“表设计”。
在新打开的表设计视图中，可以输入列名（字段名），选择字段类型（如文本、数字、日期时间等），还可以设置字段属性，比如是否允许为空、主键等。
完成字段设置后，保存表，并为其命名。

下面是一个创建表的基本示例代码：

CREATE TABLE Employees (
    EmployeeID AUTOINCREMENT PRIMARY KEY,
    FirstName TEXT(50),
    LastName TEXT(50),
    BirthDate DATE,
    HireDate DATE,
    Salary DECIMAL(10, 2)
);

在上述SQL语句中，我们创建了一个名为 Employees 的表，它包含了员工ID（ EmployeeID ），名字（ FirstName ），姓氏（ LastName ），出生日期（ BirthDate ），雇佣日期（ HireDate ）以及薪水（ Salary ）。字段类型如 TEXT 、 DATE 、 DECIMAL 等指示了存储在表中数据的类型。

2.1.2 表的字段类型和属性

字段类型决定了存储在该列中的数据类型。比如，文本字段（TEXT）用于存储字符数据，数字字段（NUMBER）用于存储数值数据，日期时间字段（DATE/TIME）用于存储日期和时间，而OLE对象字段（OLE OBJECT）则用于存储文件或多媒体数据等。

字段属性包括是否允许为空（Nullable）、默认值（Default Value）、是否为主键（Primary Key）等。例如：

是否允许为空 ：指定某个字段是否可以不填写值。
默认值 ：如果未指定值，系统将自动使用此值填充。
是否为主键 ：主键是唯一标识表中每条记录的字段或字段组合，一个表中只能有一个主键。

创建带有属性的字段示例：

CREATE TABLE Products (
    ProductID AUTOINCREMENT PRIMARY KEY,
    ProductName TEXT(100) NOT NULL,
    CategoryID LONG,
    Price DECIMAL(10, 2) NOT NULL DEFAULT 0.00
);

在上面的例子中， ProductName 字段不能留空（NOT NULL）， Price 字段设置了默认值 0.00，而 ProductID 既作为主键又设置了自增（AUTOINCREMENT）属性。

2.2 数据内容的查看技巧

2.2.1 使用查询视图查看数据

查询视图是Access中用于定义如何检索数据的一个界面。通过视图，用户可以执行各种查询，如选择查询（Select Query）、更新查询（Update Query）、追加查询（Append Query）等。

要使用查询视图查看数据，可以执行以下步骤：

在Access中选择“创建”选项卡，点击“查询设计”。
在弹出的窗口中选择要查询的表或多个表，并添加到查询设计网格中。
定义要显示的字段，设置筛选条件（在“条件”行），并选择排序方式（在“排序”行）。
点击“运行”按钮执行查询，并在弹出的数据表视图中查看结果。

2.2.2 设置筛选条件高效检索

筛选条件是查询中非常重要的部分，它决定了查询结果集的准确性。通过使用筛选条件，可以快速找到符合条件的数据。

在查询设计视图中设置筛选条件的基本步骤：

在设计视图中，双击要应用筛选条件的字段，打开“显示表单”。
在该字段的“条件”行中输入筛选表达式，例如，若要筛选出所有名为“John”的员工，可以写 [FirstName] = 'John' 。
点击“运行”按钮，Access将根据设置的筛选条件显示数据。

筛选条件的表达式非常灵活，可以使用各种运算符如 = , <> , > , < , >= , <= , LIKE , IN , BETWEEN 等来构建复杂的查询逻辑。

此外，筛选条件可以是单一字段的值，也可以是多个字段值的组合，甚至是子查询的结果。掌握筛选条件的设置，可以帮助用户更精确地控制查询行为，提高数据检索的效率和准确性。

SELECT * FROM Employees WHERE Salary > 50000 AND BirthDate BETWEEN #1/1/1960# AND #12/31/1970#;

在该SQL查询中，我们使用了 AND 来连接两个条件，表示同时满足这两个条件。类似的，使用 OR 运算符可以指定满足任一条件的数据行。通过这些操作，用户可以根据具体需要构建出符合特定需求的查询条件，从而有效地控制数据检索的范围和准确性。

3. 数据视图和设计视图的区别

在深入探讨Access数据库操作时，理解数据视图和设计视图之间的区别至关重要。每种视图都旨在以不同的方式呈现和处理数据，以提高开发效率和数据管理能力。

3.1 数据视图的功能与应用

数据视图提供了一种直观的方式来查看和操作数据。它允许用户通过表格形式查看记录，并提供了一系列工具来检索、排序和筛选数据。这个视图特别适合于日常的数据输入、检查和报告生成。

3.1.1 数据视图的操作方法

在数据视图中，用户可以执行一系列的基本操作：

查看记录 ：通过简单的滚动即可浏览表中的所有记录。
排序和筛选 ：可以使用排序来组织显示数据，筛选用于快速定位特定数据集。
编辑记录 ：允许用户直接在表格中修改数据。

数据视图中经常使用的SQL语句示例如下：

SELECT * FROM 表名 WHERE 字段名 = '条件值';

在这个查询中， SELECT 指定了需要显示的字段， FROM 指定了要查询的表名， WHERE 提供了筛选条件，以列出符合特定条件的记录。

3.1.2 数据视图的优化技巧

数据视图的优化可以从以下几个方面入手：

索引优化 ：适当地为字段添加索引可以显著提高查询速度。
查询缓存 ：合理使用查询缓存可以减少重复查询时的数据库负载。
分页显示 ：对于大量数据，分页显示可以提高查看和操作数据的效率。

下面是一个简单的分页查询示例：

SELECT * FROM 表名 LIMIT 页码, 每页显示条数;

在此查询中， LIMIT 子句限制了返回记录的数量，这对于分页显示特别有用。

3.2 设计视图的高级应用

设计视图则更偏向于数据库结构层面的操作。它显示了表的详细结构，包括字段名称、类型、大小、默认值等。设计视图是创建和修改表结构、设计查询、以及创建表间关系的理想场所。

3.2.1 设计视图的结构和作用

设计视图的结构主要由以下部分组成：

字段名称 ：表中每列的标识符。
字段类型 ：定义字段可接受数据类型，如文本、数字、日期等。
字段属性 ：对字段的一些附加特性进行定义，如是否允许为空、主键标识等。

通过设计视图，用户可以：

创建新字段 ：在表中添加新的数据列。
修改字段属性 ：更改现有字段的数据类型、大小、默认值等。
设置主键 ：为主键字段指定唯一标识符。

3.2.2 在设计视图中进行字段管理

在设计视图中进行字段管理，需要考虑以下操作：

添加字段 ：在表结构中增加新的列，为表引入新的数据属性。
编辑字段 ：调整现有字段的属性，如数据类型、字段大小等。
删除字段 ：从表结构中移除不再需要的字段。

字段管理操作的一个代码示例如下：

ALTER TABLE 表名 ADD COLUMN 新字段名 数据类型;

该SQL语句添加了一个新字段到指定的表中，其中 ALTER TABLE 用来修改表结构， ADD COLUMN 用来添加新列。

对于字段的删除操作，相应的SQL语句如下：

ALTER TABLE 表名 DROP COLUMN 字段名;

在这个语句中， DROP COLUMN 用于移除表中的一个字段。

通过本章节的深入解析，我们了解了数据视图和设计视图在Access数据库管理中的不同应用及优势。数据视图更侧重于数据的直接操作与展示，而设计视图则提供了强大的结构管理功能。掌握了两者的区别和应用，可以大幅提升数据库的维护和数据处理效率。

4. 记录和字段的修改方法

在使用数据库时，我们经常需要对数据进行更新，这可能涉及到记录的修改或字段的调整。正确地修改记录和字段可以确保数据的准确性和完整性。在本章节中，我们将详细探讨如何进行记录的修改和更新，以及如何调整和优化字段。

4.1 记录的修改与更新

4.1.1 修改记录的步骤和注意事项

修改记录是数据库操作中的一项基础任务。Access 提供了多种方法来实现这一点，但无论是手动修改还是通过查询批量修改，都需要遵循一定的步骤，并注意一些关键点。

步骤1：打开表要修改记录，首先打开需要编辑的表。在表视图中，可以浏览和修改数据。

-- 示例代码，打开名为“Customers”的表
SELECT * FROM Customers;

步骤2：定位到需要修改的记录找到你想要修改的记录，可以使用导航按钮移动记录，或使用搜索功能快速定位。

步骤3：修改数据在需要修改的字段上双击，输入新的数据即可完成修改。

注意事项： - 修改前最好备份原始数据，以防万一出现错误。 - 确保所有修改都符合数据完整性规则，比如字段数据类型、约束等。 - 如果修改影响到其他表的关联数据，需谨慎处理。

4.1.2 使用更新查询批量修改记录

在需要对大量记录进行同样的修改时，手动逐个修改显然不是最有效的方法。这时，我们可以使用更新查询来批量更新记录。

-- 示例代码，更新查询
UPDATE Customers
SET City = 'New City Name'
WHERE Country = 'Old Country Name';

在本示例中， Customers 表中所有国家名为 Old Country Name 的记录的城市字段将被统一更新为 New City Name 。

使用更新查询时，应该： - 确认查询条件（WHERE 子句）正确无误，以避免不必要的数据修改。 - 在执行更新查询前，最好先测试查询，可以先使用选择查询查看哪些记录会被选中。 - 备份数据，即使已经做过备份，更新前再次确认备份的完整性和可用性。

4.2 字段的修改与调整

4.2.1 字段属性的修改方法

当表创建好后，字段的属性可能需要修改，如字段名、数据类型、长度或是否允许为空等。修改字段属性可以使用设计视图，也可以通过SQL语句完成。

-- 示例代码，修改字段属性
ALTER TABLE Customers
ALTER COLUMN City VARCHAR(255);

在上述 SQL 语句中， Customers 表中的 City 字段的数据类型被修改为可变长度字符串（最多255个字符）。

字段属性修改应该注意： - 修改字段属性可能影响到表中的现有数据，确保在修改之前进行数据备份。 - 确保在修改字段长度或类型时，不会违反任何数据完整性规则。 - 修改字段时应尽量避免重命名操作，因为这可能会影响到与该表的关联操作。

4.2.2 字段的增删改操作技巧

在某些情况下，可能需要向表中添加新的字段，或者删除不再需要的字段。此外，有时可能需要重新组织现有字段的顺序。这些都是可以通过设计视图来轻松完成的操作。

添加字段 ：在设计视图中，选择需要添加字段的位置，然后点击添加字段，输入字段名和相关属性。
删除字段 ：选中要删除的字段，右键选择删除选项。也可以在设计视图的底部选择字段列表中相应的字段，然后按 Delete 键。
调整字段顺序 ：在设计视图中，点击并拖动字段来改变它们的位置。

操作技巧： - 在添加字段前，考虑清楚字段的必要性和它将存储的数据类型。 - 删除字段前确保该字段不再被应用或查询引用。 - 在调整字段顺序之前，考虑字段在数据库设计中的逻辑关系，如主键字段通常位于第一列。

在本章节中，我们学习了如何修改记录和字段。记录的修改与更新包括手动修改和通过更新查询批量修改的步骤与注意事项。字段的修改与调整则覆盖了字段属性的修改方法和字段的增删改操作技巧。掌握这些操作将帮助IT专业人员高效准确地维护和优化数据库。在下一章，我们将讨论如何添加新记录以及使用追加查询。

5. 添加记录和使用追加查询

在数据库的日常操作中，经常需要添加新的数据记录到表中。这不仅可以手动进行，还可以通过追加查询的方式来整合来自不同数据源的数据。本章节将详细介绍手动添加记录的步骤、批量导入数据的方式以及如何使用追加查询来整合数据。

5.1 添加新记录的操作

5.1.1 手动添加记录的方法

手动添加记录是数据库管理中最基础的操作之一。在Access中，可以通过以下步骤完成记录的添加：

打开数据库并选择相应的表。
切换到“数据表视图”模式。
在表的最底部，您会看到一个空白行，该行的每个字段后面都跟着一个插入点。
逐个点击插入点，输入新的数据。
输入完成后，按Enter键或点击表格中的其他位置，记录就会被保存到表中。

此外，还可以使用“表设计”视图来添加新的字段，从而为新记录的添加提供更多的数据输入选项。

5.1.2 批量导入数据的方式

手动添加记录虽然方便，但在处理大量数据时，这种方法就显得效率低下。此时，可以利用Access提供的批量导入功能来实现高效的数据添加。以下是通过Excel文件批量导入数据的步骤：

准备Excel数据源，确保数据的格式和顺序与目标Access表结构相匹配。
在Access中打开数据库，选择要导入数据的表。
点击“外部数据”选项卡，然后选择“Excel”。
在弹出的对话框中，浏览并选择包含数据的Excel文件。
选择数据的起始位置，确保Access能够正确识别表头和数据。
根据需要选择是否要覆盖现有数据或仅导入新数据。
确认导入选项，并根据需要调整列的数据类型。
点击“完成”按钮，开始导入过程。

在导入完成后，您可以选择是否要打开新导入的数据表，检查导入是否成功。

5.2 追加查询的应用

5.2.1 追加查询的基本概念

追加查询是Access中一种特殊类型的查询，它允许用户将一个表中的记录追加到另一个表的末尾。这种查询常用于整合来自不同数据源的数据，或是将测试数据快速导入到生产数据库中。

5.2.2 使用追加查询整合数据

要使用追加查询整合数据，您需要遵循以下步骤：

打开Access数据库，并选择创建一个新的查询。
在“设计视图”中，选择要从中追加数据的表作为查询的数据源。
在设计网格的底部，将需要追加的字段拖入“字段”行中。
点击“追加到”列，选择目标表和字段。
在查询属性中设置查询条件，以便仅追加符合条件的记录。
点击“运行”按钮执行查询，数据将从源表追加到目标表中。
检查目标表确保数据已正确追加。

使用追加查询时，需要特别注意数据类型和字段匹配的问题。如果字段名称在源表和目标表中不一致，需要在查询设计中进行映射。

此外，在实际操作中，您可能需要处理一些特殊情况，例如自动编号字段的处理（自动编号字段在追加查询中不会复制，目标表中的相应字段必须是自动编号类型）以及数据的完整性约束。

在使用追加查询整合数据时，务必要有数据备份，以防止数据丢失或错误追加的情况发生。您也可以通过创建临时表的方式来避免对原始数据产生影响。

通过本章的学习，您不仅了解了如何手动添加记录，还掌握了使用追加查询来高效整合数据的方法。这些技能对于数据库管理员来说至关重要，能够帮助他们在不同场景下更灵活地管理数据。

6. 自动编号字段的设置

自动编号字段是数据库设计中常用的一种字段类型，它能够为每条记录提供一个唯一的标识符。这种类型的字段特别适用于需要唯一性数据，例如订单编号、客户ID等。本章内容将深入探讨自动编号字段的基础知识和高级应用，帮助读者理解自动编号字段的作用，掌握设置方法，并解决在实际使用中可能遇到的问题。

6.1 自动编号字段的介绍

6.1.1 了解自动编号字段的作用

自动编号字段通常用于主键（Primary Key）中，其作用包括但不限于：

唯一性保证 ：确保每条记录都有一个独一无二的标识符，防止重复记录的产生。
排序依据 ：便于按照特定顺序对记录进行排序和检索。
数据完整性 ：在关联数据表时，自动编号字段可以作为外键（Foreign Key）来维护数据表之间的关系。

6.1.2 自动编号字段的设置方法

在Access数据库中设置自动编号字段的基本步骤如下：

打开Access数据库，选择需要添加自动编号字段的表。
进入设计视图模式，找到需要设置为自动编号类型的字段。
在字段类型列中选择“数字”，并在字段属性中选择“自动编号”。
保存并关闭设计视图。之后，每添加一条新记录时，Access会自动生成唯一的编号。

6.2 自动编号字段的高级应用

6.2.1 控制自动编号的范围和起始值

在某些特定的应用场景中，可能需要对自动编号的范围或起始值进行控制。例如，在整合多个数据源时，可能需要从特定数字开始编号以避免与现有数据冲突。

控制自动编号的起始值和增量可以通过表的设计属性来实现：

ALTER TABLE 表名 ALTER COLUMN 自动编号字段名 COUNTER(起始值,增量);

在上述SQL语句中， 表名 、 自动编号字段名 、 起始值 、 增量 需要根据实际表名和需求进行替换。起始值指的是编号的开始数值，增量指的是编号每次递增的数量。

6.2.2 解决自动编号的常见问题

自动编号字段虽然方便，但在使用过程中可能会遇到一些问题。以下是解决这些问题的建议：

编号重复问题 ：如果在使用自动编号字段时发现编号重复，那么可能是由于记录删除后重新添加导致的。可以通过调整编号起始值来规避已使用的编号。
编号跳号问题 ：如果记录被删除，自动编号可能会出现空缺。可以通过手动更新编号或使用查询语句修复。
迁移或复制数据库时编号断开 ：在迁移或复制数据库到新的环境时，可能会出现自动编号中断的情况。在迁移前可以通过修改字段属性为普通数字类型，并手动删除已存在的编号，再将字段属性改回自动编号，以解决该问题。

下面的表格总结了自动编号字段的常用属性及其含义：

| 属性 | 描述 | | --- | --- | | Field Size | 字段大小，用于定义字段的存储大小 | | New Values | 定义编号的新值生成规则 | | Seed | 自动编号的起始值 | | Increment | 自动编号每次递增的数值 | | Indexed | 是否允许重复值，自动编号字段通常设置为无重复 |

通过本章节的介绍，你应已经掌握了自动编号字段的定义、设置方法以及控制技巧。这将在数据库设计和管理中为你提供很大的便利。在下一章节中，我们将进一步探讨如何在记录、字段、表和数据库对象的管理中应用这些知识。